30種企業知識庫應用-12-醫院與診所體系
這裡是智庫引擎，專為企業設計的知識庫。本集我們談醫院與診所體系。畫面正中央這顆三稜鏡，把這一集的主張畫得很清楚。左右各有幾道顏色不同的光射進來——那是各單位各自的版本；穿過稜鏡之後，收成下面那一道。副標寫的是：從多頭馬車，到單一真相。先說明一件事：這一集談的是行政與管理作業的知識管理，不涉及臨床診斷或治療決策。
我們從評鑑前的一場自我檢查會說起。這個體系有一家區域醫院、四家聯合診所，全職人員七百多人。品管中心主任把同一項行政作業拿出來對照：檢體送驗的異常處理流程。結果三個單位講出三個版本。畫面上三張卡就是那三個版本。檢驗科依的是三年前的作業手冊。門診依的是兩年前一份公告的補充說明。聯合診所依的是他們自己畫的一頁流程圖——那是護理長照著當年的口頭說明畫的。請注意，不是有人做錯。三個單位都沒有錯，都有依據。可是底下那句話點出了問題：體系對外，只能有一種說法。主任那天講了一句話：我們不缺制度，我們缺的是「現在到底以哪一份為準」的答案。 那為什麼一定會歪？先看左邊那張組織樹。最上面那一顆是中心政策，形狀是完整的。往下一層、再往下一層，您看那些圖形——顏色越來越淡，形狀越來越走樣。這不是誰不遵守，這是傳遞本身的物理現象。右邊四格，把原因講完。第一，傳遞路徑。制度更新是點狀下達，一份公告發出去；可是現場的理解是網狀擴散，各自轉述、各自做成自己單位的簡化版。三個月後，簡化版就變成現場真正的依據。第二，認知落差。制度給的是「應該怎麼做」，現場需要的是「具體怎麼做」。中間那一段轉譯是各單位自己完成的，而且沒有人回收檢查。第三，人事流動會重置理解。護理長換人、行政接手，新的人拿到的是前任留下的檔案，不是原始規定。第四，缺乏全景。品管中心可以查任何一個單位的文件，但沒辦法一眼看出七百人整體上是怎麼理解的。底下這句話請您記住：問題不在規定不夠清楚，而在於沒有地方能一次看見差異。 發現落差之後，最常見的反應是左邊這三件事：再發一份更清楚的規定、再寫一份更長的公告、再開一個雲端硬碟把檔案都放上去。三件都做過的人知道，這只會讓版本更多。您發的那一份，會變成第四個版本。右邊才是真正缺的東西：「現在到底以哪一份為準」的標準答案。底下那句話值得管理層讀兩次：管理大型醫療體系的難題，多半不是沒有規定，而是規定太多、版本太雜、傳達路徑太長。 那要怎麼做出那個標準答案？畫面上這條產線，三個階段。第一階段，原料區。把行政作業手冊、歷次公告、各單位自訂的流程、教育訓練紀錄，還有品管檢討會的錄音，一起匯進來。注意，各單位那些自訂版本也要進來——它們正是差異的證據。第二階段，清洗。去贅字、自動分類、把病人跟員工的個資蓋掉、做摘要。第三階段，成品區：互相連結的概念頁。舉個實際的例子。檢討會上有人說：手冊寫退回重採，可是兩年前那份補充說明加了一句，侵入性採檢可以先聯絡；診所那邊畫的圖是全部先聯絡；病人有時候已經回家了，這個真的要講清楚。這一段話走完產線，變成一頁清清楚楚的對照：手冊版本怎麼寫、補充說明怎麼寫、部分單位實務怎麼做，還有一欄叫「待決事項」——三種做法尚未統一。它沒有替您決定，它把差異攤開來讓您決定。 統一之後，前線用起來是這個樣子。不管是檢驗科、門診，還是四家診所裡的任何一位，打進去的都是同一句話：檢體標示不清要怎麼處理？得到的也是同一個答案：非侵入性採檢應退回原單位重新採檢；侵入性採檢應先聯絡確認，避免重複侵入性處置。您看它怎麼處理那三個版本的——它沒有選邊站，它把適用條件講清楚了。原本三種做法的分歧，其實是「有沒有分侵入性」這一刀沒有劃出來。下面那三個標籤是出處：作業手冊某章、某年補充說明、品管會議紀錄。三份都列出來，因為這個答案本來就是整合出來的。底下那句話是這一集的目標：讓七百個人問同一句話時，得到同一個答案。 接下來這一頁，是管理者最該看的一頁。大型體系需要兩種問法，而多數工具只提供第一種。上面這一列是精確問法，給第一線人員用的：檢體標示不清怎麼處理？系統去找最相關的幾段內容，給您一個帶出處的答案。核心價值是行動指引、減少犯錯。這是日常使用的主力。下面這一列不一樣，叫全域模式，給管理階層跟品管中心用的。問法長這樣：我們體系在檢體管理這一塊，整體上有哪些做法上的分歧？這種問題沒有標準答案藏在某一段文字裡。您把所有文件搜一遍也搜不出來，因為它要的是歸納，不是找出最像的那幾段。所以系統的做法是：先把已核可的知識整理成一個一個主題群落跟摘要，然後針對這些摘要回答。核心價值就在右邊那六個字：發掘盲點、統一規範。準備評鑑、盤點制度落差，用的就是這一種。 不過全域模式有三條守則，一定要先講清楚，就是畫面上這三張卡。第一，需核可才收錄。沒有核可的內容不會進入全域的運算。這確保管理層看到的每一個分歧，都是基於真實存在的文件，不是系統編出來的。這裡有一個導入初期的常見疑惑：剛上線的時候用全域模式問，會覺得「怎麼沒東西」。那不是壞掉，是還沒累積——素材匯了，但還沒有人去按核可。這件事要指定到人。第二，權限從嚴判定。因為摘要是跨多份文件整理出來的，所以只有當使用者的權限涵蓋底下所有來源時，才看得到。寧可少給，絕不多給。第三，這一條最重要：它只回答已經放進來的東西。如果某個單位的文件沒有匯進來，系統不會瞎猜。所以當系統說「沒有分歧」時，您要先確認的是——那個單位的文件，到底有沒有進來。 這一頁只有一句話，但它把管理這件事重新定義了。真正的管理，不再是耗費心力寫出一份完美的規定；而是隨時具備能力，一眼看透七百人腦中對那份規定的認知全貌。您看上面那張網——中間那顆是規定，四周那些小球是每一個單位對它的理解。過去您只能一顆一顆去問，而且問完就過期了。底下那句話是這一頁的重點：它不只是一個搜尋工具，它是體系的第一張組織認知地圖，而且會隨時更新。寫規定是一次性的動作，看見認知是持續性的能力。 導入之後，感受最直接的不是數字，是開會時桌上放的東西。畫面左邊是過去的自我檢查會：各單位各自報告，主任聽完才驚覺有落差。這是一場在蒐集問題的會議。右邊是現在：會前先問一句「這一塊有哪些做法上的分歧」，帶著清單進會議室。這是一場在解決問題的會議。同樣兩個小時，一個用來發現，一個用來決定。底下的預期效益有兩項：跨單位落差盤點從數週縮短到數天；查找現行規定的時間下降五成。括號裡那行小字也要唸給您聽：這些是導入目標與預期，實際成效視匯入範圍與紀律而定；而且這套系統用在行政與管理作業，不涉及臨床診斷或治療決策。 最後留一個問題給您：您們體系裡，有幾件事是各做各的？這個問題其實沒有人答得出來，因為要答得出來，就得先做一次全院盤點——而那正好是最花時間的事。副標那一句很現實：不知道有幾件，就無法排序處理；而評鑑委員，通常會剛好問到那一件。如果您想開始，畫面下面是三個步驟。第一，評估導入範圍。第二，找出版本最雜的那一本作業手冊——通常大家心裡都知道是哪一本。第三，選單一單位小規模先試做一個。聯絡方式就在畫面上。我是智庫引擎，我們下一集見。
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